Databehandleraftale for Talverk-platformen

1. Roller

• For Kundens egne oplysninger (fx Kundens medarbejdere og egen virksomhed) er Kunden dataansvarlig, og Talverk er databehandler.
• For oplysninger om Kundens kunder er Kunden typisk selv databehandler for sine kunder (de dataansvarlige), og Talverk er da underdatabehandler. Kunden indestår for, at Kundens aftaler med sine kunder giver Kunden ret til at bruge Talverk som underdatabehandler på disse vilkår, og at Kunden har givet sine kunder de nødvendige oplysninger om det.
• I aftalen kaldes Kunden "den dataansvarlige", også når Kunden handler som databehandler for sine kunder.

2. Instruks

Talverk behandler kun personoplysninger efter Kundens dokumenterede instruks, som er denne aftale, vilkårene og Kundens brug af platformen (fx når Kunden opretter kunder, uploader bilag eller forbinder et regnskabsprogram). Talverk behandler ikke oplysningerne til egne formål. Kræver EU-ret eller dansk ret en anden behandling, giver Talverk Kunden besked, medmindre loven forbyder det. Er en instruks efter Talverks vurdering i strid med databeskyttelsesreglerne, giver Talverk straks besked.

3. Fortrolighed

Kun personer, der har brug for det for at drive og supportere platformen, har adgang til oplysningerne. De har tavshedspligt, også efter at deres arbejde for Talverk er ophørt. Talverk tilgår ikke oplysningerne i Kundens system, medmindre det er nødvendigt for drift, fejlretning eller support, Kunden har bedt om det, eller loven kræver det.

4. Sikkerhed

Talverk træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter artikel 32. De vigtigste står i bilag C. Kunden er ansvarlig for sikkerheden i sin egen brug af platformen - fx hvem der får adgang, stærke adgangskoder og to-trinsbekræftelse.

5. Underdatabehandlere

Kunden giver generel godkendelse til, at Talverk bruger underdatabehandlere. De aktuelle står i bilag B. Talverk indgår skriftlige aftaler med underdatabehandlerne med samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale. Talverk giver Kunden besked på e-mail mindst 30 dage, før en ny underdatabehandler tages i brug eller en eksisterende udskiftes. Har Kunden en saglig indsigelse, kan Kunden opsige aftalen til ophør, før ændringen træder i kraft. Talverk er over for Kunden ansvarlig for underdatabehandlernes overholdelse.

Regnskabsprogrammer, Kunden selv forbinder (fx e-conomic eller Dinero), er ikke underdatabehandlere for Talverk - de behandler oplysningerne efter Kundens og Kundens kunders egne aftaler med udbyderen.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Oplysningerne opbevares og behandles i EU/EØS. Overførsel til lande uden for EU/EØS sker kun efter Kundens instruks og med et gyldigt overførselsgrundlag efter forordningens kapitel V. Se bilag B om fejlrapporter.

7. Bistand

Talverk hjælper Kunden med at opfylde de registreredes rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse). Platformen har selv værktøjer til det: udtræk af en persons oplysninger, sletning med kontrol af lovpligtige opbevaringsfrister og log over adgang. Talverk hjælper også med sikkerhed, konsekvensanalyser og forudgående høring af Datatilsynet i rimeligt omfang. Bistand ud over platformens værktøjer kan afregnes efter medgået tid.

8. Brud på persondatasikkerheden

Talverk underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud, der berører Kundens oplysninger. Underretningen indeholder så vidt muligt bruddets art, de berørte kategorier og omtrentlige antal registrerede og poster, de sandsynlige konsekvenser og de trufne eller foreslåede foranstaltninger, så Kunden kan anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer.

9. Sletning og tilbagelevering

Ved ophør kan Kunden i 90 dage få sine data udleveret. Derefter sletter Talverk Kundens system og alle oplysninger. Kopier i backup overskrives løbende og er slettet senest 35 dage efter. Oplysninger, som lovgivningen kræver opbevaret (fx efter bogføringsloven eller hvidvaskloven), slettes ikke af Talverk, men det er Kundens ansvar at opbevare sit eget materiale i den lovpligtige periode, før systemet slettes.

10. Tilsyn og revision

Talverk stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise, at aftalen overholdes - fx en beskrivelse af sikkerheden og underdatabehandlerne. Kunden (eller en uafhængig revisor, Kunden udpeger) kan efter 30 dages skriftligt varsel og højst én gang om året gennemføre en revision. Kunden betaler sine egne omkostninger og Talverks tid ved revisionen, medmindre revisionen viser væsentlige brud på aftalen.

11. Ansvar og varighed

Hver part er ansvarlig efter databeskyttelsesreglerne for sine egne overtrædelser. Ansvarsbegrænsningerne i vilkårene gælder også for denne aftale, i det omfang lovgivningen tillader det. Aftalen gælder, så længe Talverk behandler personoplysninger for Kunden, og ændres efter samme regler som vilkårene (30 dages varsel og ny accept). Ønsker Kunden en underskrevet udgave, kan den fås ved henvendelse til kontakt@talvaerk.dk.

Bilag A - Behandlingen

Formål

At stille platformen til rådighed for Kundens bogholderi og regnskab: opbevaring og visning af oplysninger, kundeportal, læsning af bilag (også med tekstgenkendelse), afstemninger og forslag, påmindelser og beskeder på e-mail og udveksling med Kundens regnskabsprogram.

Kategorier af registrerede

Kundens medarbejdere og brugere, Kundens kunder og deres ejere, ledelse, kontaktpersoner og medarbejdere, samt kunder, leverandører og andre, der fremgår af regnskabsmaterialet.

Typer af personoplysninger

Almindelige oplysninger (navn, adresse, kontaktoplysninger, CVR, fakturaer, betalinger, posteringer, login- og adgangslog), oplysninger om legitimation (fx pas eller kørekort med CPR-nummer) og lønoplysninger. Følsomme oplysninger behandles kun, hvis de indgår i det materiale, Kunden eller Kundens kunder uploader.

Varighed og lokation

Så længe aftalen gælder, og derefter som beskrevet i punkt 9. Behandlingen sker i EU/EØS.

Bilag B - Underdatabehandlere

• Hetzner Online GmbH (Tyskland/Finland (EU)) - drift af portalen: server og database.
• Hetzner Online GmbH (Storage Box) (Tyskland/Finland (EU)) - backup - krypteret, før den forlader serveren, så udbyderen ikke kan læse den.
• Simply.com (Danmark) - afsendelse af mails fra portalen.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (EU-datacenter i Frankfurt) - fejlrapporter fra portalen - uden navne, IP-adresser, CPR-numre og formularindhold. Selskabet er amerikansk; en eventuel overførsel sker efter EU-US Data Privacy Framework og EU's standardkontraktbestemmelser.

Bilag C - Sikkerhed

• Hver virksomhed har sit eget, adskilte system: egen database (eget skema), egne brugere, egen filmappe og egen cache. Adskillelsen testes automatisk ved hver opdatering.
• Krypteret forbindelse (https) til portalen og alle integrationer. Adgangsnøgler til regnskabsprogrammer og følsomme felter gemmes krypteret.
• Personligt login, to-trinsbekræftelse, spærring efter forkerte loginforsøg og automatisk log ud efter inaktivitet.
• Adgangsstyring pr. rolle, så en kunde kun ser sin egen virksomhed, og log over adgang til følsomme dokumenter.
• Server i EU med firewall, automatiske sikkerhedsopdateringer og administratoradgang kun via nøgle.
• Daglig backup, der krypteres, før den forlader serveren, og som jævnligt testes ved gendannelse.
• Kontrol af filtyper og indhold ved upload, og overvågning af fejl og nedbrud.