Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

Talverk (CVR 00000000, Adresse 1, 0000 By) er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om vores kunder, deres kontaktpersoner og besøgende på hjemmesiden. Har du spørgsmål, så skriv til kontakt@talvaerk.dk.

Når vi fører bogholderi for en virksomhed, behandler vi også personoplysninger, som virksomheden er ansvarlig for - fx om dens medarbejdere, kunder og leverandører. Der er vi databehandler for virksomheden, og det er beskrevet i vores databehandleraftale.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

• Kontaktoplysninger: navn, e-mail, telefon, titel og hvilken virksomhed du repræsenterer.
• Login og brug af portalen: brugernavn, adgangskode (krypteret), to-trinsbekræftelse, hvornår du har været logget ind, og en log over adgang til følsomme dokumenter.
• Legitimation (KYC): kopi af pas, kørekort eller sundhedskort og evt. CPR-nummer for ejere og ledelse, som vi skal indhente efter hvidvaskloven.
• Ejerforhold: ejere, reelle ejere og ledelse - hentet fra CVR-registret og oplyst af jer.
• Regnskab og bilag: bilag, kontoudtog, lønoplysninger, fakturaer og dokumenter, I sender til os, og det, vi udarbejder for jer.
• Kommunikation: beskeder, mails og noter om jeres sager.
• Privatøkonomi (for ejere): hvis vi hjælper med fx årsopgørelse, oplysninger om adgang til Skat og de forhold, vi hjælper med.
• Tekniske oplysninger: IP-adresse og browser, når du bruger portalen, af hensyn til sikkerheden.

3. Hvorfor, og med hvilken ret?

• For at levere bogholderiet og portalen - opfyldelse af vores aftale med jer (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b).
• For at overholde loven - fx bogføringsloven, skattelovgivningen og hvidvaskloven (art. 6, stk. 1, litra c). CPR-numre behandles efter databeskyttelseslovens § 11.
• For at drive og sikre portalen - vores legitime interesse i at holde systemet sikkert og at kunne kontakte jer om jeres opgaver (art. 6, stk. 1, litra f).

Vi bruger ikke jeres oplysninger til markedsføring uden samtykke, og vi sælger dem aldrig.

4. Hvem får oplysningerne?

Kun de medarbejdere hos Talverk, der arbejder med jeres opgaver, har adgang. Hver virksomhed ser kun sine egne oplysninger i portalen. Vi bruger disse leverandører (databehandlere) til at drive portalen:

• Hetzner Online GmbH (Tyskland/Finland (EU)) - drift af portalen: server og database.
• Hetzner Online GmbH (Storage Box) (Tyskland/Finland (EU)) - backup - krypteret, før den forlader serveren, så udbyderen ikke kan læse den.
• Simply.com (Danmark) - afsendelse af mails fra portalen.
• Visma e-conomic (Danmark) - regnskabssystem, når I har givet os adgang.
• Visma Dinero (Danmark) - regnskabssystem, når I har givet os adgang.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (EU-datacenter i Frankfurt) - fejlrapporter fra portalen - uden navne, IP-adresser, CPR-numre og formularindhold. Selskabet er amerikansk; en eventuel overførsel sker efter EU-US Data Privacy Framework og EU's standardkontraktbestemmelser.

Har to virksomheder på platformen begge valgt det, foreslås en salgsfaktura fra den ene i den andens bogholderi - kun fakturaer, der er stilet til modtageren selv. Der deles ikke andet.

Vi slår virksomhedsoplysninger op i offentlige registre (CVR-registret og Erhvervsstyrelsens offentliggjorte årsrapporter). Oplysninger videregives til myndigheder, når loven kræver det - fx Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen i forbindelse med indberetninger, I har bedt os om.

Alle oplysninger opbevares i EU/EØS. Fejlrapporter (uden personoplysninger) håndteres af et amerikansk selskab i deres EU-datacenter; en eventuel overførsel til USA sker efter EU-US Data Privacy Framework og EU's standardkontraktbestemmelser.

5. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

• Regnskabsmateriale og bilag: i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører (bogføringsloven).
• Legitimation og andre oplysninger efter hvidvaskloven: i 5 år efter, at kundeforholdet er ophørt.
• Login og kontaktoplysninger: så længe kundeforholdet og adgangen til portalen består - derefter slettes eller anonymiseres de, medmindre loven kræver, at vi gemmer dem.
• Adgangslog og sikkerhedslog: op til 2 år.

6. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig, og til at få dem rettet, slettet eller begrænset, til at gøre indsigelse og til at få dine oplysninger udleveret (dataportabilitet). Nogle oplysninger skal vi dog gemme, så længe loven kræver det. Skriv til kontakt@talvaerk.dk - vi svarer inden for en måned.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.

7. Sikkerhed

Portalen bruger krypteret forbindelse (https), to-trinsbekræftelse for bogholdere, automatisk log ud ved inaktivitet, spærring efter forkerte loginforsøg og en log over adgang til følsomme dokumenter. Adgangen er begrænset til den enkelte virksomheds egne data.

8. Cookies

Vi bruger kun cookies, der er nødvendige for, at hjemmesiden og portalen virker: en login-cookie (sessionen) og en sikkerheds-cookie (beskyttelse mod falske formularer). Dine valg af fx mørk tilstand gemmes kun i din egen browser. Vi bruger ingen cookies til statistik eller markedsføring, og derfor beder vi ikke om samtykke.

9. Talverk-platformen (bogholderfirmaer og selvbogførere)

Bruger din bogholder eller din virksomhed Talverk-platformen i sit eget system, er det firmaet (eller virksomheden) - ikke Talverk - der er dataansvarlig for oplysningerne i systemet. Talverk behandler dem kun på firmaets vegne efter databehandleraftalen for platformen. Spørgsmål om dine oplysninger og dine rettigheder skal derfor rettes til firmaet. Talverk er selv dataansvarlig for oplysningerne om firmaerne på platformen (fx kontaktperson, tilmelding, legitimation ved tilmeldingen og fakturaer for abonnementet), som opbevares efter bogføringsloven og hvidvaskloven.

10. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer, hvordan vi behandler oplysninger. Datoen øverst viser, hvornår den senest er ændret.